Informacje dla Pracodawców dotyczące COVID-19 [koronawirusa]

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych weszła w życie w niedzielę 8 marca 2020. Zagrożenie epidemiologiczne jakie niesie za sobą koronawirus rodzi liczne pytania i wątpliwości po stronie pracodawców. Zebraliśmy dla Państwa w formie FAQ, te najczęstsze i naszym zdaniem najistotniejsze.

Prosimy Państwa o racjonalne i odpowiedzialne zachowanie a w kwestiach informacji o COVID-19 o korzystanie wyłącznie ze sprawdzonych źródeł, które znajdziecie Państwo w serwisach instytucji publicznych, tj. na stronach: www.gis.gov.pl i www.gov.pl/koronawirus  lub dzwoniąc pod numer bezpłatnej infolinii NFZ 800-190-590.

Czy pracownik może odmówić wyjazdu  w rejony, gdzie występuje koronawirus, ze względu na groźbę zarażenia?

Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu pracy w razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego. Zatem pracownik, którego pracodawca wysyła w delegację (wyjazd służbowy) w rejony zagrożone koronawirusem, może odmówić wykonania takiego polecenia ze względu na bezpośrednie zagrożenie swojego życia lub zdrowia oraz ryzyko rozprzestrzenienia choroby w kraju tzn. narażenie na niebezpieczeństwo innych osób.

By ograniczyć wątpliwości pracowników co do warunków pracy, rekomenduję w informacji przekazywanej do każdego z pracowników, opisać wprost wdrożone zasady bezpieczeństwa i higieny pracy ograniczające ryzyko zarażenia koronawirusem np. poinformować, iż wyjazdy służbowe usługi transportowe organizowane są tak, by czas przebywania w niebezpiecznym miejscu był jak najkrótszy a pracownik miał zagwarantowane środki higieny osobistej, pouczyć o zasadach higieny osobistej ograniczających ryzyko zakażenia.

Czy pracodawca może zlecić dodatkowe badania lekarskie pracownikowi, który  powraca do pracy po wyjeździe do regionu/kraju, w którym był narażony na zakażenie koronawirusem?

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 39 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy nie uprawniają pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem  kolejnego badania okresowego. Zgodnie z przepisem § 6 wskazanego rozporządzenia przeprowadzenie badań lekarskich poza terminami wynikającymi z częstotliwości wykonywania badań okresowych i orzekanie o możliwości wykonywania dotychczasowej pracy może zachodzić w przypadku:

1. konieczności przeniesienia pracownika do innej pracy ze względu na stwierdzenie szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika (art. 155 § 1 Kodeksu pracy);
2. stwierdzenie u pracownika objawów wskazujących na powstanie choroby zawodowej (art. 230 § 1 Kodeksu pracy);
3. stwierdzenia niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy u pracownika, który uległ wypadkowi przy pracy  lub u którego stwierdzono chorobę zawodową, lecz nie zaliczono do żadnej z grup inwalidów art. 231 Kodeksu pracy).

Czy pracodawca może zabronić pracownikowi wykorzystania urlopu, jeżeli ma on być wykorzystany w kraju, gdzie jest duże ryzyko zainfekowania koronawirusem?

Pracodawca nie ma podstaw prawnych do zbierania informacji dotyczących miejsca wypoczynku pracownika, a pracownik nie jest zobowiązany do ujawniania miejsca spędzania urlopu wypoczynkowego, jak informuje w swoim komunikacie PIP. Uzyskanie takiej informacji możliwe jest więc na podstawie zgody pracownika, gdy samodzielnie poinformował pracodawcę [zgoda poprzez działanie] lub podał taką informacje na życzenie pracodawcy. Pracodawca dysponując informacjami istotnymi przy identyfikacji osób znajdujących się w grupie ryzyka nie ma możliwości zablokowania autonomicznej decyzji pracownika, ale informację taką może natomiast wykorzystać w celu oszacowania ryzyka narażenia innych pracowników na utratę zdrowia i wypracowania warunków higieny pracy ograniczających to ryzyko np. skierowania pracownika do pracy w trybie zdalnym.

Czy pracodawca może nie dopuścić do pracy pracownika, który wraca do pracy z pobytu w kraju/regionie objętym działaniem koronawirusa, nie tylko w sytuacji powrotu z urlopu ale np. z podróży służbowej?

Pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. O czym już wspominaliśmy. „Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu” – informuje PIP. W tej sytuacji pozostaje monitorowanie stanu pracownika tzw. „zwykła troska”, zachowanie zasad higieny w pracy [treść informacji o zasadach higieny w załączeniu] lub skorzystanie z możliwości jakie daje ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych, tj. skierowanie do pracy zdalnej. Zgodnie z art. 3 ustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Ustawodawca nie określa przez jaki czas oznaczony może mieć miejsce praca zdalna. Wydaje się, że racjonalnym okresem jest czas wylęgania wirusa, który według GIS może trwać do 14 dni, chociaż najczęściej jest to 5 – 6 dni.

Warunki świadczenia pracy w domu powinny zostać uzgodnione w porozumieniu stron stosunku pracy. Nie mogą one naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy np. norm czasu pracy.

Czy pracodawca w ramach profilaktyki i kwarantanny może pracownikowi powracającemu z regionów objętych działaniem koronawirusa zaproponować czasową pracę z domu?

Jeśli pracodawca uzyskał informacje, że pracownik przebywał w strefie gdzie mógł zostać zarażony koronawirusem, to ma  możliwość skorzystania z art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, tj. polecenie temu pracownikowi wykonywania, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Czy pracodawca ma prawo wysłać na urlop pracownika wracającego z wypoczynku z regionu objętego koronawirusem?

Pracodawca nie może zobowiązać pracownika powracającego do pracy z pobytu w strefie zagrożonej koronawirusem do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie jest właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny, może jednak przekazać legalnie pozyskane informacje Inspekcji Sanitarnej.

Czy pracodawca może przekazać innym pracownikom informacje, którymi dysponuje tj. miejsca oddelegowania, miejsca odbywania urlopu o ile były to miejsca aktualnie objęte wysokim ryzykiem zarażenia koronawirusem, stanu zdrowia lub powodu absencji chorobowej pracownika zarażonego koronawirusem?

Co do zasady, przy założeniu ze pracodawca legalnie dysponuje opisanymi w pytaniu informacjami, to ich udostępnianie innym pracownikom nie upoważnionym do przetwarzania danych w celu realizacji swoich obowiązków na stanowisku pracy [np. pracownik kadr, specjalista ds. bhp] jest niezgodne z przepisami ogólnego rozporządzenie o ochronie danych [RODO] i stanowi naruszenie poufności tych danych.

W sytuacji, gdy pracodawca uzyska informacje bezpośrednio od Pracownika lub z podmiotów instytucji publicznych realizujących czynności w związku ze stwierdzeniem zakażenia koronawirusem, sytuacja będzie diametralnie inna. Mamy tu do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych pracownika w związku z art. 6 ust. 1 lit. d) RODO tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej.

Żywotne interesy to interesy o dużym znaczeniu dla osoby, której dane dotyczą ale też dla zdrowia i życia innych osób. W szczególności takie jak zdrowie i życie. Zgodnie z motywem 46 preambuły RODO, przesłanka żywotnych interesów ma jednak charakter awaryjny. Oznacza to, że powinna być podstawą przetwarzania danych osobowych wyłącznie w przypadkach, gdy ewidentnie przetwarzania tego nie da się oprzeć na innej podstawie prawnej. Przy tym nadal pracodawca związany jest obowiązkiem wynikającym z art. 5 ust  1 lit. c RODO tj. tzw. „zasadą minimalizacji danych”.

Podsumowując – informowanie pracowników tak, ale dopiero, gdy zakażenie koronawirusem zostanie pozyskane z wiarygodnych legalnych źródeł. Informacja taka musi być ograniczona do niezbędnego minimum, pozbawiona prywatnych szczegółów [patrz wypowiedz przedstawicielki PIS w mediach na temat tzw. „pacjenta 0”]  tj.  o tym ze został stwierdzony u niej koronawirus, do zarażenia doszło w trakcie odbywania delegacji, podczas urlopu, a aktualnie przebywa pod opieką lekarską. Informacje o delegacji/urlopie są o tyle istotne, że osoby które mogły przebywać z osobą zarażoną również podczas delegacji/ czy urlopu będą mogły dalej podjąć samodzielne decyzje np. o zgłoszeniu się do najbliższej stacji Sanepid czy kontroli u lekarza.

Czy pracodawca może wykorzystać informacje pozyskane nieoficjalnie od osób trzecich, w tym pracowników, dotyczące czasu prywatnego pracownika, związane z jego przebywaniem w miejscach, w których byłby narażony na zakażenie koronawirusem?

Informacje pozyskane od osób trzecich nie są wiarygodne,  pracodawca nie ma legalnych podstaw do wykorzystania takich informacji do przeprowadzenia jakichkolwiek czynności. Pracodawca może skonfrontować te informacje z zainteresowanym i pozyskać zgodę na ich przetwarzanie w celu oszacowania ryzyka zakażenia koronawirusem i podjęcia kroków by ograniczyć ryzyka narażenia innych pracowników na utratę zdrowia.

Jak traktowana jest nieobecność pracownika w sytuacji gdy został odizolowany decyzją Sanepidu – poddany kwarantannie lub przebywa na oddziale zakaźnym szpitala w związku  z zakażeniem koronawirusem?

Za okres trwania kwarantanny lub izolacji przysługuje Pracownikom na ogólnych zasadach wynagrodzenie za czas choroby, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, wypłacany przez płatnika składek (np. pracodawcę) lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie z przepisami Państwowy Inspektor Sanitarny lub Państwowy Graniczny Inspektor Sanitarny może wydać decyzję o poddaniu kwarantannie lub izolacji osoby przebywającej na terytorium RP, jeśli jest ona zakażona, chora na chorobę zakaźną albo podejrzana o zakażenie chorobą zakaźną, lub miała styczność ze źródłem biologicznego czynnika chorobotwórczego. Decyzję pracownik może dostarczyć płatnikowi składek bądź do placówki ZUS po zakończeniu kwarantanny lub izolacji.

Ponadto, jeżeli lekarz uzna, że w trakcie hospitalizacji, izolacji lub kwarantanny ze względu na stan zdrowia osoby poddanej tym obowiązkom uzasadnione jest orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby i potwierdzi to, wystawiając zwolnienie lekarskie, jest ono dokumentem do ustalenia prawa i wypłaty świadczeń z tytułu choroby.

UWAGA. W przypadku gdy pracownik dobrowolnie na podstawie własnych decyzji powstrzyma się od pracy, nie otrzyma zaświadczenia lekarskiego ani decyzji inspektora sanitarnego, nie przysługuje mu prawo do świadczeń pieniężnych w razie choroby a dni wolne na opiekę nad dzieckiem realizowane są w zwykłym kodeksowym trybie.

Jak traktowana jest nieobecność pracownika w sytuacji gdy z powodu koronawirusa nastąpi zamknięcie szkoły, innej placówki edukującej dziecko?

Po wejściu w życie ustawy ws. szczególnych rozwiązań związanych z koronawirusem rodzicom dzieci przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni, jeżeli w związku ze zwalczaniem zakażenia wirusem i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej tym wirusem nastąpi zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy nie wlicza się do limitu 60 dni pobierania zasiłku opiekuńczego w roku kalendarzowym i przysługuje łącznie obojgu rodzicom w wymiarze do 14 dni, niezależnie od liczby dzieci wymagających opieki w związku z zamknięciem placówki z powodu wirusa.

Rodzic dziecka ma również prawo do zasiłku opiekuńczego z powodu konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, jeżeli powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny wydał decyzję o konieczności izolacji lub kwarantanny dziecka.

UWAGA. W przypadku gdy pracownik dobrowolnie na podstawie własnych decyzji pozostawi dziecko w domu, nie przysługuje mu prawo do świadczeń pieniężnych w razie choroby a dni wolne na opiekę nad dzieckiem realizowane są w zwykłym kodeksowym trybie.

Czy w sytuacji jeśli działania prewencyjne z mojej strony spowodują brak realizacji usług prócz utraty zysku muszę liczyć się również z postępowaniami o odszkodowanie ?

Jeśli samodzielnie Przedsiębiorstwo podejmuje decyzje o odwołaniu imprezy, odstąpieniu od realizacji warunków umowy, to musi liczyć się z wszelkimi prawnymi i umownymi konsekwencjami.

Wyjątek stanowi tu sytuacja zarządzających dworcem kolejowym, przewoźników lotniczych, kolejowych lub drogowych poniósł szkodę, w szczególności za brak możliwości przewozu. Zgodnie z art. 14 ustawy z 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych określenia zasad i trybu zapobiegania oraz zwalczania zakażenia i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej wirusem SARS-CoV-2, podejmowania działań przeciwepidemiologicznych i zapobiegawczych w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia, podmioty realizujące usługi w transporcie wymienionej w artykule 14 ustawy nie ponoszą odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną w związku z uzasadnionymi działaniami władz publicznych mającymi na celu przeciwdziałanie COVID-19.

W jakim celu pracodawca wykorzystuje wszystkie pozyskane o pracowniku podwyższonego ryzyka oraz o pracowniku zakażonym dane osobowe [RODO]?

Dane o pracownikach pozyskane na podstawie zgody od samego pracownika, takie jak aktualne samopoczucie, miejsca pobytu podczas urlopu, w czasie prywatnym,  wykorzystywane są w celu oszacowania ryzyka zakażenia koronawirusem i podjęcia kroków w celu ograniczenia ryzyka narażenia innych pracowników na utratę zdrowia- art. 6 ust 1 lit. a RODO. Przy czym dane o stanie zdrowia pozyskane w związku z art. 9 ust. 2 lit. a RODO mogą być pozyskane wyłącznie za zgodą pisemną pracownika. Pomiar temperatury i ogólna informacja o samopoczuciu w naszej opinii nie stanowi informacji o stanie zdrowia ale nauczeniu doświadczeniami dotyczącymi interpretacji przez PUODO wyników testu alkomatem w zakładach pracy jako informacji o stanie zdrowia, rekomendujemy przetwarzanie tych danych na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Dane o pracowniku zakażonym koronawirusem pozyskane od jednostek Sanepidu właściwych na danym obszarze lub na podstawie orzeczenia lekarskiego, w związku z  ochrona żywotnych interesów osób, przetwarzanie będą w związku ze zwalczaniem zakażenia i profilaktyką wobec koronawirusa w zakładzie pracy – art. 6 ust 1 lit. d RODO, art. 6 ust 1 lit. d RODO, art. 9 ust. 2 lit. c RODO.

Pracodawca, w tym osoby upoważnione w jego imieniu, będą przetwarzać wyżej wskazane dane również w celu wykonywania ciążących na Pracodawcy obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa (Kodeks Pracy, przepisy BHP) – art. 6 ust 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO, gdy będzie chciał wykorzystać pozyskane informacje by zrewidować wdrożone zasady bezpieczeństwa i higieny pracy ograniczające ryzyko zarażenia koronawirusem np. wyłączyć jedno z pomieszczeń w którym pracowała osoba zakażona z użytkowania, celem dezynfekcji.

Nie zapominajmy o przekazaniu pracownikom, których dane przetwarzamy z wyżej wskazanych tytułów stosownych informacji tzw. klauzul informacyjnych, tj. zgodnie z art. 13 RODO – dla danych pozyskanych bezpośrednio oraz zgodnie z art. 14 RODO dla danych uzyskanych pośrednio z innych źródeł lub od służb publicznych.

Dodatkowo by obniżyć ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych w Państwa zakładzie pracy [u Administratora Danych Osobowych] prewencyjnie, choćby by uniknąć sytuacji gdy pracownik swoim frasobliwym zachowaniem narazi Pracodawcę na odpowiedzialność prawną z tyt. upublicznienia prywatnych informacji, rekomendujemy przypomnienie również pracownikom zasad obowiązujących w związku z obwiązującą pracowników polityką ochrony danych osobowych.

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością na podstawie:

1.         informacji PIP z dnia 26.02.2020 dotyczącej stosowania przepisów prawa pracy odnoszących się do relacji między pracodawcą a pracownikami w sytuacji zagrożenia zarażeniem koronawirusem SARS-CoV-2;

2.         informacji i zaleceń GIS w związku z ryzykiem zarażenia koronawirusem publikowanych na stronie https://gis.gov.pl/;

3.         Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

4.         Ustawa z 5 grudnia 2008 r.  o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń  i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U z 2019 r. poz.1239 z późn. zm.);

5.         Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych;

6.         Ustawy Kodeks pracy (Dz.U. z 1974 r. nr 24, poz. 141 z późn. zm.);

7.         Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 39 maja 1996 r.  w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U z 2016 r. poz. 2067).j

Niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuł ma charakter poglądowy, a zawarte w nim informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Safety2gether nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii tu poruszonych, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres biuro@safety2geher.pl